Sommaire du rapport de conformité : Stanton Group Ltd.
Pour l'entente de financement no 2122-HQ-000050 entre Stanton Group Ltd et les Relations Couronne-Autochtones et Affaires du Nord Canada (RCAANC).
Nom : Stanton Group Ltd.
Emplacement : audit de bureau
Période couverte par l'audit : Du 1er avril 2021 au 31 mars 2024
Montant du financement de RCAANC reçu pour cette période : 1 505 413 $
Contexte
À la demande de Relations Couronne-Autochtones et Affaires du Nord Canada (RCAANC), Samson & Associés CPA/Consultation inc. a effectué une évaluation de la conformité sur dossier de l'entente de financement entre Nutrition Nord Canada (NNC ou le « Programme ») et Stanton Group Ltd (bénéficiaire). Nutrition Nord Canada est un programme du gouvernement du Canada qui contribue à rendre les aliments nutritifs et certains articles essentiels plus abordables et plus accessibles aux communautés du Nord. L'objectif de l'évaluation, conformément à notre engagement avec NNC, était de fournir de l'information :
- si le bénéficiaire transmet ou non la valeur totale de la contribution aux consommateurs;
- si les montants versés au bénéficiaire au cours des exercices 2021-2022 à 2023-2024 ont fait l'objet d'une demande appropriée, conformément aux conditions de l'entente de financement du bénéficiaire;
- si les exigences de visibilité du programme sont respectées et si la contribution est transparente pour les consommateurs;
- sur les systèmes et procédures de déclaration et de réclamation du bénéficiaire en ce qui concerne les lacunes et les problèmes de contrôle;
- si le bénéficiaire a respecté les règles du programme en ce qui concerne les ventes aux clients non admissibles.
La période couverte par l'évaluation de la conformité s'étend du 1er avril 2021 au 31 mars 2024. Nous avons déterminé la taille de notre échantillon en exerçant notre jugement professionnel sur la base de la fréquence des demandes de remboursement et du nombre d'éléments contenus dans chaque demande.
L'évaluation de la conformité a été réalisée sous la forme d'un audit de bureau. Par conséquent, nos entretiens se sont appuyés sur des échanges électroniques avec le bénéficiaire afin d'identifier les principales mesures de contrôle, ainsi que les procédures et processus liés aux demandes de remboursement auprès de NNC, à la mise en œuvre du programme et à l'établissement des rapports. Nous n'avons donc pas été en mesure de vérifier l'exactitude du système de poids utilisé par le bénéficiaire.
Nous avons ensuite mis en œuvre des procédures d'audit approfondies visant à vérifier l'exactitude et la validité des déclarations du bénéficiaire, ainsi que la marge réalisée par ce dernier sur les produits subventionnés.
Sur la base des procédures effectuées et comme on décrit plus en détail dans notre rapport, nous n'avons pas trouvé de déviations significatives dans les échantillons que nous avons sélectionnés; cependant, nous avons identifié des améliorations sous forme de recommandations pour améliorer l'environnement de contrôle du bénéficiaire en ce qui concerne le Programme.
Conclusion
Dans l'ensemble, nous sommes d'avis que le financement fourni au bénéficiaire a été dépensé aux fins prévues et en conformité avec les modalités des ententes de financement de 2021-2022 à 2023-2024 signés avec le ministère. Toutefois, les constatations et recommandations formulées à la section 1.2 ont été identifiées et doivent être lues conjointement avec les présentes conclusions.
- À l'exception des erreurs relevées à la section 5.1, nous pouvons confirmer que les montants versés au bénéficiaire au cours des trois exercices financiers (2021-2022 à 2023-2024) ont fait l'objet de réclamations appropriées, conformément aux conditions de l'entente de financement du bénéficiaire. De plus, nous sommes d'avis que la contribution dont le remboursement est demandé est liée au type et à la nature des coûts admissibles exigés par le programme NNC.
- Sur la base de notre examen, nous concluons que, pour la période faisant l'objet de l'audit, il n'existait aucune obligation d'établir un rapport mensuel sur les prix des denrées alimentaires. De plus, le bénéficiaire n'a pas respecté l'exigence de visibilité prévue par le manuel du programme NNC et n'entretient pas de relations commerciales avec des détaillants tiers.
- Nos discussions avec le bénéficiaire ont démontré que celui-ci est au courant des exigences empêchant la vente de produits subventionnés à des entreprises et établissements inadmissibles et notre examen n'a trouvé aucune vente à des entreprises et établissements inadmissibles.
- Le bénéficiaire utilise les modalités et les itinéraires de chaîne d'approvisionnement les plus efficaces et les plus rentables.
- La base de données du bénéficiaire est correctement codée.
- À notre avis, le bénéficiaire a transmis la subvention aux clients admissibles et la valeur de la subvention n'est pas érodée par les pratiques de marge bénéficiaire du bénéficiaire.
- Quatre recommandations ont été identifiées pour améliorer les systèmes, processus et pratiques de gestion du bénéficiaire qui permettraient de remédier aux lacunes relevées.
Le tableau ci-dessous résume les recommandations identifiées par l'auditeur, les mesures à prendre par le détaillant/fournisseur et leur état d'avancement.
| Recommandation des vérificateurs pour Stanton Group Ltd. | Plan d'action pour Stanton Group Ltd. | Statut |
|---|---|---|
| Le bénéficiaire doit procéder à une réconciliation entre les produits figurant sur les factures de vente et les montants réclamés au programme, afin de garantir l'exactitude des demandes et de s'assurer que les contributions sont correctement répercutées sur les clients. | Après la revue de la lettre de gestion, le bénéficiaire a renforcé ses procédures de révision interne en continuant de rapprocher les factures de vente, les demandes de remboursement, les taux de subvention applicables et les montants de remboursement perçus. Des étapes de vérification supplémentaires ont été intégrées à notre processus mensuel de révision des réclamations afin d'en garantir l'exactitude de ces dernières avant leur soumission. | Terminé |
| Le bénéficiaire doit renforcer ses procédures de documentation et de vérification en s'assurant que le poids déclaré dans le rapport d'expédition récapitulatif correspond bien à celui indiqué sur le bordereau d'expédition correspondant. | Après la revue de la lettre de gestion, le bénéficiaire continuera à réconcilier les rapports d'expédition compilés avec les pièces justificatives correspondantes et à enquêter sur tout écart constaté lors du processus de préparation des réclamations. Des revues périodiques menées par la direction permettront de vérifier la conformité et de renforcer les pratiques en matière de documentation. | Terminé |
| Le bénéficiaire doit veiller à ce que les exigences du programme NNC en matière de visibilité soient respectées, notamment en mettant à jour son site Internet afin d'y inclure les informations relatives au programme, en s'assurant que la signalisation appropriée en magasin et les affiches NNC soient bien mises en place, et en utilisant des étiquettes de rayon, des étiquettes volantes ou des autocollants permettant d'identifier clairement les produits subventionnés. | Après la revue de la lettre de gestion, le bénéficiaire informera la société de la nécessité de mettre à jour le site web de Stanton Group Ltd afin d'y inclure des informations sur le programme NNC, veillera à ce que les affiches et la signalisation de NNC soient mises en place et consultera avec NNC concernant l'identification appropriée des produits. | Terminé |
| Le bénéficiaire devrait revoir et réévaluer sa stratégie tarifaire afin de s'assurer que les marges commerciales n'entament pas involontairement les avantages destinés aux consommateurs prévus par le programme de subventions. | Après la revue de la lettre de gestion, le bénéficiaire continuera à examiner régulièrement les pratiques tarifaires, tout en veillant à ce que la totalité de la contribution de NNC continue d'être répercutée directement sur les consommateurs. Les décisions en matière de tarification continueront de tenir compte des réalités opérationnelles particulières liées à l'approvisionnement des communautés isolées du Nord, notamment les coûts de transport, l'accessibilité saisonnière, les coûts de stockage, les pertes dues à la détérioration des produits, la main-d'œuvre et d'autres dépenses d'exploitation. | En cours |