Sommaire du rapport de conformité : Atlantic Grocery Distributors
Pour l'entente de financement no 2021-HQ-000036 et l'entente de financement 2324-HQ-000011 entre Atlantic Grocery Distributorset les Relations Couronne-Autochtones et Affaires du Nord Canada (RCAANC).
Nom : Atlantic Grocery Distributors
Emplacement : audit de bureau
Période couverte par l'audit : Du 1er avril 2021 au 31 mars 2024
Montant du financement de RCAANC reçu pour cette période : 926 972 $
Contexte
À la demande de Relations Couronne-Autochtones et Affaires du Nord Canada (RCAANC), Samson & Associés CPA/Consultation inc. a effectué une évaluation de la conformité sur dossier de l'entente de financement entre Nutrition Nord Canada (NNC ou le « Programme ») et Atlantic Grocery Distributors (bénéficiaire). Nutrition Nord Canada est un programme du gouvernement du Canada qui contribue à rendre les aliments nutritifs et certains articles essentiels plus abordables et plus accessibles aux communautés du Nord. L'objectif de l'évaluation, conformément à notre engagement avec NNC, était de fournir de l'information :
- si le bénéficiaire transmet ou non la valeur totale de la contribution aux consommateurs;
- si les montants versés au bénéficiaire au cours des exercices 2021-2022 à 2023-2024 ont fait l'objet d'une demande appropriée, conformément aux conditions de l'entente de financement du bénéficiaire;
- si les exigences de visibilité du programme sont respectées et si la contribution est transparente pour les consommateurs;
- sur les systèmes et procédures de déclaration et de réclamation du bénéficiaire en ce qui concerne les lacunes et les problèmes de contrôle;
- si le bénéficiaire a respecté les règles du programme en ce qui concerne les ventes aux clients non admissibles.
La période couverte par l'évaluation de la conformité s'étend du 1er avril 2021 au 31 mars 2024. Nous avons déterminé la taille de notre échantillon en exerçant notre jugement professionnel sur la base de la fréquence des demandes de remboursement et du nombre d'éléments contenus dans chaque demande.
L'évaluation de la conformité a été réalisée sous la forme d'un audit de bureau. Par conséquent, nos entretiens se sont appuyés sur des échanges électroniques avec le bénéficiaire afin d'identifier les principales mesures de contrôle, ainsi que les procédures et processus liés aux demandes de remboursement auprès de NNC, à la mise en œuvre du programme et à l'établissement des rapports. Nous n'avons donc pas été en mesure de vérifier l'exactitude du système de poids utilisé par le bénéficiaire.
Nous avons ensuite mis en œuvre des procédures d'audit détaillées portant sur l'exactitude et la validité des déclarations du bénéficiaire, ainsi que sur la marge bénéficiaire réalisée par ce dernier sur les produits subventionnés.
Sur la base des procédures mises en œuvre, et comme on décrit plus en détail dans notre rapport, nous n'avons constaté aucun écart significatif dans les échantillons que nous avons sélectionnés; toutefois, nous avons identifié des axes d'amélioration sous forme de recommandations visant à renforcer l'environnement de contrôle du bénéficiaire en ce qui concerne le programme.
Conclusion
Dans l'ensemble, nous sommes d'avis que le financement fourni au bénéficiaire a été dépensé aux fins prévues et en conformité avec les modalités des ententes de financement de 2021‑2022 à 2023‑2024 signés avec le ministère. Toutefois, les constatations et recommandations formulées à la section 1.2 ont été identifiées et doivent être lues conjointement avec les présentes conclusions.
- À l'exception des erreurs relevées à la section 5.1, nous pouvons confirmer que les montants versés au bénéficiaire au cours de trois exercices financiers (2021‑2022 à 2023‑2024) ont été réclamés de manière appropriée, conformément aux conditions de l'entente de financement du bénéficiaire. De plus, nous sommes d'avis que la contribution dont le remboursement est demandé est liée au type et à la nature des coûts admissibles exigés par le programme NNC. D'après notre examen, la facture de vente du bénéficiaire indique clairement le montant de la réduction de prix associée à la contribution. Notre examen a révélé que le bénéficiaire a vendu des produits à un détaillant tiers (TPR). Sur la base de notre échantillon du détaillant tiers, nous avons constaté que la contribution de NNC n'apparaissait pas sur les reçus de caisse des clients et qu'aucune signalisation NNC n'était présente dans le magasin.
- Nos discussions avec le bénéficiaire ont démontré que celui-ci est au courant des exigences empêchant la vente de produits subventionnés à des entreprises et établissements inadmissibles et notre examen n'a trouvé aucune vente à des entreprises et établissements inadmissibles.
- Le bénéficiaire utilise les modalités et les itinéraires de chaîne d'approvisionnement les plus efficaces et les plus rentables.
- La base de données du bénéficiaire est correctement codée.
- Sur la base de notre examen et de nos discussions avec le bénéficiaire, nous pouvons conclure que la valeur de la subvention n'est pas érodée par les pratiques de marge bénéficiaire du bénéficiaire.
- Trois recommandations ont été identifiées pour améliorer les systèmes, processus et pratiques de gestion du bénéficiaire qui permettraient de remédier aux lacunes relevées.
Le tableau ci-dessous résume les recommandations identifiées par le vérificateur, les mesures à prendre par le détaillant/fournisseur et leur état d'avancement.
| Recommandation des vérificateurs pour Atlantic Grocery Distributors | Plan d’action pour Atlantic Grocery Distributors | Statut |
|---|---|---|
| Le bénéficiaire doit procéder à une réconciliation entre les produits figurant sur les factures de vente et les montants réclamés au programme, afin de garantir l'exactitude des demandes et de s'assurer que les contributions sont correctement répercutées sur les clients. | Après avoir examiné la lettre de gestion, Atlantic Grocery Distributors utilisera un rapport Crystal pour transférer les informations des factures directement dans des feuilles de calcul Excel. Ce processus garantit que les informations fournies pour les demandes de remboursement correspondent exactement aux factures et aux quantités expédiées. De plus, tout poids d'article qui semblerait incorrect lors du processus de compilation des demandes de remboursement sera examiné et vérifié par rapport à des articles similaires et aux informations du fournisseur afin d'en garantir l'exactitude. Cette procédure entre en vigueur immédiatement. | Terminé |
| Le bénéficiaire devrait renforcer ses procédures de documentation et de vérification en s'assurant que le poids déclaré dans le rapport d'expédition récapitulatif correspond bien à celui indiqué sur le bordereau d'expédition correspondant. | Après avoir examiné la lettre de gestion, Atlantic Grocery Distributors a renforcé ses procédures de documentation et de vérification afin de s'assurer que le poids déclaré dans le rapport d'expédition correspond bien au bordereau d'expédition correspondant. Les poids figurant sur les factures sont comparés aux poids déclarés sur les bons de livraison afin de vérifier que le poids déclaré ne dépasse pas la quantité expédiée indiquée sur le bordereau d'expédition. Cette procédure entre en vigueur immédiatement. | Terminé |
| Le bénéficiaire doit veiller à ce que les détaillants tiers indiquent clairement la contribution NNC sur les reçus de caisse des clients et affichent une signalisation NNC dans leurs magasins, afin de démontrer que cette contribution est intégralement répercutée sur les consommateurs et que le programme est visible pour les habitants des communautés isolées admissibles. | Après avoir examiné la lettre de gestion, Atlantic Grocery Distributors a envoyé un courriel à ses détaillants tiers pour leur rappeler que la contribution doit être indiquée sur les reçus de caisse des clients et que la signalisation du programme doit être mise en place afin de démontrer que la contribution est intégralement répercutée sur les consommateurs. | Terminé |